Aufgabenbeschreibung:
Ihre Aufgaben sind vielfältig und abwechslungsreich:
Im "laufenden Geschäft" kümmern Sie sich u.a. um die Erstellung von Dienstausweisen, Sie versenden Schreiben und E-Mails an die Mitarbeitenden und überwachen die Rückantworten, Sie bearbeiten Unfallanzeigen und Urlaubsangelegenheiten. Zusätzlich nehmen Sie Aufgaben der Teamassistenz wahr, buchen z.B. Sitzungsräume für uns und verwalten unseren Materialvorrat. Vielleicht haben Sie auch ein paar gute Ideen, wie wir uns das Leben mit Mustern und Vorlagen einfacher machen können oder helfen uns, wenn wir unsere Dokumente in die eAkte überführen. Außerdem möchten wir Sie in ein Projekt einbinden, das in den nächsten Monaten ansteht: es soll eine neue webbasierte Plattform eingeführt werden, über die die Mitarbeitenden Gleitzeitbögen führen und Urlaubsanträge stellen.
Typisch für eine Büroleitung ist es, dass immer mal "adhoc" neue Aufgaben auf uns zukommen, bei deren Erledigung wir uns Ihre Unterstützung wünschen. So werden von Ihnen z.B. gelegentlich Daten abgefragt und zusammengestellt oder Informationen weitergegeben.
Sie werden bei der Einarbeitung von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen unterstützt und haben selbst die Möglichkeit, das Personalwesen im öffentlichen Dienst in vielen verschiedenen Facetten kennenzulernen.
Erwartete Qualifikationen:
Sie sind Studierende/r im Studiengang Öffentliche Verwaltung oder Rechtswissenschaften oder Public Management; Sie sind mindestens im 3. Studiensemester und Sie haben mindestens 60 Credit Points erworben
Unabdingbar sind IT-Kenntnisse zur Bürokommunikation, insbesondere der IT-Programme IPV sowie MSWord, MSExcel, MSOutlook, Intrexx sowie Datenschutz und -sicherheit.
Für die Fachprogramme werden Ihnen Fortbildungen angeboten, aber im Umgang mit dem PC und den MS Office-Produkten sollten Sie bereits geübt sein.
Die anderen Fachkenntnisse zum öffentlichen Dienstrecht und andere Verwaltungskenntnisse lernen Sie von uns in der Einarbeitung oder in Fortbildungen an der Verwaltungsakademie. Das Anforderungsprofil (s. weitere Informationen) ist die Grundlage für die Leistungsbeurteilung nach der Einarbeitung.
Organisationstalent: Die Bearbeitung von Personalangelegenheiten erfordert eine gute Organisation. Sie müssen Termine verwalten, Dokumente ordnen und den Überblick behalten.
Kommunikationsfähigkeiten: Als Mitarbeiter/in im Personalwesen müssen Sie gut mit Kolleg/innen, Führungskräften und Mitarbeitenden kommunizieren können.
Vertraulichkeit und Diskretion: Im Personalwesen haben Sie Zugriff auf sensible Informationen wie Krankheitsdaten oder Gehälter. Vertraulichkeit und Diskretion sind daher unerlässlich.
Unser Angebot:
Entgeltgruppe: E 6 TV-L
Teilzeit mit 19,2 Wochenstunden, eine Stundenerhöhung während der Semesterferien ist möglich.
Hinweise zur Bewerbung:
Der Arbeitsvertrag wird zunächst für 12 Monate befristet mit Ihnen geschlossen. Es besteht die Option einer zweimaligen Verlängerung um jeweils 6 Monate.
Ihr wöchentlicher Arbeitsumfang beträgt bis zu 19,2 Wochenstunden. Je nachdem, wie sich eine Tätigkeit bei uns mit Ihrem Studium verträgt, können Sie zeitweise oder dauerhaft auch einen geringeren Umfang vereinbaren. Weniger als 12 Wochenstunden ist für das Arbeitsgebiet jedoch nicht sinnvoll. Die Arbeitszeit können Sie auf bis zu fünf Tage pro Woche verteilen (Mo-Fr), die Rahmenarbeitszeit ist von 6:00 bis 20:00 Uhr. Teilweise können Sie nach der Einarbeitung auch aus dem Homeoffice arbeiten - sehr viele unserer Aufgaben fordern aber eine Präsenz im Dienstgebäude. Während der Semesterferien besteht die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit auf bis zu 39,4 Wochenstunden zu erhöhen.
Wir fördern die berufliche Gleichstellung. Angesprochen und willkommen sind Bewerbungen aller Menschen unabhängig von Eigenschaften wie zum Beispiel Alter, Geschlecht oder Herkunft, siehe dazu auch § 1 Allgemeines Gleichstellungsgesetz. Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte sind gemäß §§ 10 ff. PartMigG Berlin ausdrücklich erwünscht.
Frauen, deren Bewerbungen gemäß § 5 Absatz 5 Satz 2 LGG Berlin ausdrücklich erwünscht sind, werden bei bestehender Unterrepräsentanz bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.
Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich Ende Mai 2025 stattfinden, Einladungen werden ca. 14 Tage vorher versendet. Sollte sich etwas am Zeitplan ändern, werden Sie informiert.
Bitte weisen Sie auf eine ggf. vorhandene Schwerbehinderung und einen evtl. benötigten Nachteilsausgleich bereits in der Bewerbung hin. Soweit Sie sich als schwerbehinderter Mensch bewerben, können Sie gerne mit unserer Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen bzgl. des Auswahlverfahrens Kontakt unter der Telefonnummer +49 30 90173-4465 aufnehmen.
Kosten (einschl. Fahrtkosten etc.) im Zusammenhang mit der Bewerbung können leider nicht erstattet werden.
